Nieuws

Het personeelsdossier van de werknemer, Do's and Don'ts

20 juni 2017

In het personeelsdossier worden de gegevens opgenomen van de werknemer over kort gezegd alles wat te maken heeft met de arbeidsovereenkomst van de werknemer. Hierbij kan gedacht worden aan gegevens zoals persoonsgegevens, de contracten en arbeidsvoorwaarden maar ook gegevens over het verloop van de arbeidsrelatie en het ziekteverzuim worden opgenomen in het personeelsdossier. Wat mag wel en wat mag niet worden opgenomen in een personeelsdossier? Hieronder in het kort enkele aandachtspunten.

Welke gegevens horen thuis in het personeelsdossier en welke niet?

De Wet Bescherming Bedrijfsgegevens bepaalt wat een werkgever wel en niet mag opnemen in een personeelsdossier. De werkgever mag alleen de gegevens opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Hieronder wordt verstaan gegevens over:

  • het functioneren en beoordelingsverslagen
  • gegevens over klachten en waarschuwingen
  • persoonlijke werkaantekeningen
Daarnaast worden in een personeelsdossier normale persoonlijke gegevens opgenomen zoals:
  • het burgerservice nummer
  • een kopie van het ID
  • de kopieën van diploma’s over opleiding
Wat een werkgever op grond van de wet niet mag opnemen in het personeelsdossiers zijn gegevens over het ras, geloofsovertuiging en seksuele geaardheid. Ook medische gegevens horen niet thuis in een personeelsdossier, maar worden opgeslagen in het Arbodossier van een bedrijfsarts. De kanttekening hierop is dat functionele beperkingen van de zieke werknemer en de verzuimfrequentie wel mag worden opgenomen in het personeelsdossier. Daarnaast heeft de werkgever een informatieplicht . Dit houdt in dat een werkgever de werknemer moet informeren over de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld. Uiteindelijk draagt de werkgever op grond van goed werkgeverschap de verantwoordelijkheid voor een deugdelijk personeelsdossier en moet de werkgever ervoor zorgen dat de dossiers op een veilige plek bewaard worden.

Welke rechten heeft een werknemer?

Een werknemer heeft ook bepaalde rechten die van belang zijn bij het personeelsdossier. Zo heeft een werknemer het recht op inzage. Dat houdt in dat een werkgever op verzoek van werknemer in begrijpelijke vorm een overzicht moet kunnen verstrekken van de persoonsgegevens. Daarnaast heeft een werknemer een recht op correctie als hij van mening is dat bepaalde gegevens niet juist zijn. Dit betekent niet dat een werknemer het recht heeft om bepaalde documenten over bijvoorbeeld het functioneren of officiële waarschuwingen uit het dossier kan laten halen.

Tot slot

Vanwege de toenemende digitalisering worden veel personeelsdossiers tegenwoordig digitaal opgeslagen. Maar ook dit kan een werkgever niet zonder aandacht doen. Een werkgever heeft de verantwoordelijkheid dat hij de authenticiteit, integriteit en controleerbaarheid van de personeelsdossiers kan waarborgen. Al met al genoeg aandachtspunten voor een werkgever bij het personeelsdossier van de werknemer. Voor een werkgever is het aan te bevelen om vooraf goed geïnformeerd te zijn en waar nodig juridisch advies in te winnen. Neem daarom vrijblijvend met ons contact op om te kijken of uw personeelsdossiers voldoen aan de wettelijke normen. Wij kijken graag met u mee!

Het personeelsdossier van de werknemer, Do's and Don'ts

Nieuws - Archief