Nieuws

Regels en controle e-mail- en internetgebruik werknemer: hoe zit het ook alweer?

30 augustus 2017

Veel werkgevers stellen internet en e-mail aan werknemers ter beschikking. Werknemers gebruiken dat namelijk bij het verrichten van hun werkzaamheden. Soms gebruiken werknemers echter dat internet en die e-mail (tijdens werktijd) voor tal van andere activiteiten, variërend van het lezen van privé e-mail tot het bekijken van pornofilmpjes.

Dit artikel omvat een korte uiteenzetting waar je als werkgever op moet letten bij het opstellen van de regels omtrent e-mail- en internetgebruik. Verder wordt ook ingegaan op de controlemogelijkheid van de werkgever.

Privégebruik toegestaan
Alhoewel de werkgever internet en e-mail aan de werknemers ter beschikking stelt ten behoeve van het verrichten van hun werkzaamheden, mogen werknemer deze – binnen redelijke grenzen- ook onder werktijd voor zichzelf gebruiken. Privé gebruik van internet en e-mail (onder werktijd) kan werknemers in beginsel niet volledig worden verboden.

Regels stellen
Werkgevers mogen echter wel regels stellen aan het onder werktijd gebruiken van internet en e-mail. Het is ook raadzaam om dat te doen, bijvoorbeeld in het personeelshandboek of een afzonderlijk protocol. Zorg ervoor dat deze regels ook bij de werknemers bekend zijn.  
Vaak stellen werkgevers de regel dat internetpagina’s met ongepaste of illegale inhoud niet mogen worden bezocht en e-mails met een dergelijke inhoud niet mogen worden verstuurd. Onder “ongepaste of illegale inhoud” wordt door werkgever meestal verstaan “pornografisch” en “discriminerend”. Ook gedacht kan worden aan “op intellectuele eigendomsrechten inbreukmakend”.
Daarnaast doen werkgevers er goed aan werknemers erop te attenderen dat het internet een open infrastructuur is die voor iedereen toegankelijk is, waardoor extra voorzichtigheid is geboden als internet en e-mail worden gebruikt in combinatie met vertrouwelijke gegevens.

Controle
Werkgevers mogen controleren of de regels die door hem zijn gesteld worden nageleefd. De werkgever moet echter wel belang hebben bij die controle en die controle mag niet in strijd zijn met de privacyrechten van de werknemer, zoals  opgenomen in de Wet bescherming persoonsgegevens. Indien door werkgevers in strijd met die privacyrechten wordt gehandeld, kan dat grote boetes voor de werkgever tot gevolg hebben.

Wanneer mag de werkgever controleren?
Werkgevers mogen niet te allen tijde al het gebruik van internet en e-mail door werknemers controleren en de controlegegevens opslaan. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen een algemene en een specifieke controle.
Algemene controle: Het is werkgevers toegestaan om het gebruik van internet en e-mail door werknemers op anonieme basis bij te houden en te controleren.
Specifieke controle:  Pas als er een duidelijke aanwijzing is dat een werknemer zich niet aan het protocol houdt, mogen werkgevers gericht controleren en de controlegegevens opslaan. Werkgevers mogen daarin niet verder gaan dan nodig is om de overtreding van de regels door de werknemer vast te stellen. Wat werkgevers dan mogen, is afhankelijk van de specifieke situatie en moet dus telkens opnieuw worden vastgesteld.

Sancties
Als een werknemer zich niet aan de gestelde regels houdt, dan kunnen maatregelen worden getroffen. Het is raadzaam de mogelijke maatregelen bij de regels voor het gebruik van internet en e-mail aan de werknemers bekend te maken.
Maatregelen kunnen zijn: mondelinge waarschuwing, schriftelijke waarschuwing, berisping (schriftelijk), schorsing, beëindiging van de arbeidsovereenkomst, ontslag wegens dringende redenen (“ontslag op staande voet”), betaling van een schadevergoeding en/of een boete (indien dat is overeengekomen met Werknemer).
Voor welke maatregel in geval van overtreding van de regels kan worden gekozen, is afhankelijk van de specifieke situatie en zal dus telkens opnieuw moeten worden vastgesteld.

Conclusie
Werkgevers doen er dus goed aan regels te stellen aan het gebruik van internet en e-mail. Het is raadzaam daarin in ieder geval het volgende op te nemen:

  • Regels met betrekking tot het gebruik van internet en e-mail;
  • Risico’s bij het gebruik van internet en e-mail;
  • Regels voor de controle;
  • Het belang van werkgever bij de regels en de controle;
  • Mogelijke sancties in geval van overtreding van de regels.
Als de werkgever deze regels heeft gesteld en deze regels aan de werknemers bekend heeft gemaakt, mag de werkgever het gebruik van internet en e-mail door werknemers ook controleren als zij daarbij belang heeft. Werkgever moet echter de privacy van de werknemer in acht nemen.

Zelf regels opstellen?
De advocaten van Snijders Advocaten helpen u graag! Neem gerust contact met ons op 073 7 200 200

Regels en controle e-mail- en internetgebruik werknemer: hoe zit het ook alweer?

Nieuws - Archief