Nieuws

AVG: controleren van het e-mailaccount van werknemers

16 november 2018

Veel werknemers maken gebruik van een zakelijk e-mailaccount. Het controleren van het gebruik van dat e-mailaccount is niet zonder meer toegestaan. Daarbij moet namelijk rekening worden gehouden met de privacy van de werknemers. Wat dat precies betekent, mede met het oog op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG), wordt hieronder uitgelegd.

Privégebruik toegestaan

Alhoewel de werkgever internet en e-mail aan de werknemers ter beschikking stelt ten behoeve van het verrichten van hun werkzaamheden, mogen werknemers deze – binnen redelijke grenzen – ook onder werktijd voor zichzelf gebruiken. Privé gebruik van internet en e-mail (onder werktijd) kan werknemers in beginsel niet volledig worden verboden.
Werkgevers mogen echter wel regels stellen aan het onder werktijd gebruiken van internet en e-mail. Het is ook raadzaam om dat te doen, bijvoorbeeld in het personeelshandboek of een afzonderlijk protocol. Zorg ervoor dat deze regels ook bij de werknemers bekend zijn.  
Vaak stellen werkgevers de regel dat internetpagina’s met ongepaste of illegale inhoud niet mogen worden bezocht en e-mails met een dergelijke inhoud niet mogen worden verstuurd. Onder “ongepaste of illegale inhoud” wordt door werkgever meestal verstaan “pornografisch” en “discriminerend”.

Controle

Een werkgever mag steekproefsgewijs controleren of er verboden gebruik van e-mail of internet plaatsvindt. Een werkgever dient haar werknemers wel vooraf te laten weten dat controle mogelijk is en op welke manier dat gebeurt. Het is verstandig om ook dit op te nemen in of een personeelshandboek of afzonderlijk in een protocol.
De werkgever moet bij de controle wel een gerechtvaardigd belang hebben en de controle mag niet in strijd zijn met de privacy rechten van de werknemer. Indien door de werkgever in strijd met die privacy rechten wordt gehandeld, kan dat grote boetes voor de werkgever tot gevolg hebben.
Overigens is het ook niet voldoende als een werknemer toestemming geeft voor het bekijken van de e-mail vanwege de gezagsverhouding tussen de werkgever en de werknemer.
Naast het hebben van een gerechtvaardigd belang, moet de werkgever vooraf bepalen wat het doel is van de controle en aangeven waarom de controle noodzakelijk is.
Van het doel van de controle hangt af hoe omvangrijk de controle mag zijn en op welke manier de controle mag gebeuren. Doelen kunnen zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies. Daarbij geldt dat indien dat doel op een manier kan worden bereikt die minder inbreuk maakt op de privacy rechten van de werknemer dan het geval is bij het controleren van de e-mail, dat die manier moet worden gekozen.
 
 
Wanneer mag de werkgever controleren?

Werkgevers mogen niet te allen tijde al het gebruik van internet en e-mail door werknemers controleren en de controlegegevens opslaan. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen een algemene en een specifieke controle.
Algemene controle: Het is werkgevers toegestaan om het gebruik van internet en e-mail door werknemers op anonieme basis bij te houden en te controleren.
Specifieke (heimelijke) controle:  Pas als er een duidelijke aanwijzing is dat een werknemer zich niet aan de gestelde regels houdt en/of iets strafbaars doet, mogen werkgevers gericht controleren en de controlegegevens opslaan. Werkgevers mogen daarin niet verder gaan dan nodig is om de overtreding van de regels door de werknemer vast te stellen. Wat werkgevers dan mogen, is afhankelijk van de specifieke situatie en moet dus telkens opnieuw worden vastgesteld. De werkgever dient de werknemer achteraf te informeren over de specifieke controle. Dat geldt ook in het geval dat de controle niet heeft uitgewezen of de controle wel/niet terecht was.
Let op: in alle gevallen geldt dat alleen zakelijke e-mails mogen worden ingezien. Privé e-mails blijven privé en mogen dan ook niet worden ingezien.

Mocht u nog vragen hebben over dit onderwerp neem dan gerust contact met mij of met één van mijn collega’s op.

Team Arbeidsrecht
Snijders Advocaten

AVG: controleren van het e-mailaccount van werknemers

Nieuws - Archief