073 720 02 00

Het personeelsdossier van de werknemer, Do’s and Don’ts

Bijgewerkt op Geen categorie

In het personeelsdossier worden de gegevens opgenomen van de werknemer over kort gezegd alles wat te maken heeft met de arbeidsovereenkomst van de werknemer. Hierbij kan gedacht worden aan gegevens zoals persoonsgegevens, de contracten en arbeidsvoorwaarden maar ook gegevens over het verloop van de arbeidsrelatie en het ziekteverzuim worden opgenomen in het personeelsdossier. Wat mag wel en wat mag niet worden opgenomen in een personeelsdossier? Hieronder in het kort enkele aandachtspunten.

Welke gegevens horen thuis in het personeelsdossier en welke niet?

De Wet Bescherming Bedrijfsgegevens bepaalt wat een werkgever wel en niet mag opnemen in een personeelsdossier. De werkgever mag alleen de gegevens opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Hieronder wordt verstaan gegevens over:

  • het functioneren en beoordelingsverslagen
  • gegevens over klachten en waarschuwingen
  • persoonlijke werkaantekeningen

Daarnaast worden in een personeelsdossier normale persoonlijke gegevens opgenomen zoals:

  • het burgerservice nummer
  • een kopie van het ID
  • de kopieën van diploma’s over opleiding

Wat een werkgever op grond van de wet niet mag opnemen in het personeelsdossiers zijn gegevens over het ras, geloofsovertuiging en seksuele geaardheid. Ook medische gegevens horen niet thuis in een personeelsdossier, maar worden opgeslagen in het Arbodossier van een bedrijfsarts. De kanttekening hierop is dat functionele beperkingen van de zieke werknemer en de verzuimfrequentie wel mag worden opgenomen in het personeelsdossier. Daarnaast heeft de werkgever een informatieplicht . Dit houdt in dat een werkgever de werknemer moet informeren over de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld. Uiteindelijk draagt de werkgever op grond van goed werkgeverschap de verantwoordelijkheid voor een deugdelijk personeelsdossier en moet de werkgever ervoor zorgen dat de dossiers op een veilige plek bewaard worden.

Welke rechten heeft een werknemer?

Een werknemer heeft ook bepaalde rechten die van belang zijn bij het personeelsdossier. Zo heeft een werknemer het recht op inzage. Dat houdt in dat een werkgever op verzoek van werknemer in begrijpelijke vorm een overzicht moet kunnen verstrekken van de persoonsgegevens. Daarnaast heeft een werknemer een recht op correctie als hij van mening is dat bepaalde gegevens niet juist zijn. Dit betekent niet dat een werknemer het recht heeft om bepaalde documenten over bijvoorbeeld het functioneren of officiële waarschuwingen uit het dossier kan laten halen.

Tot slot

Vanwege de toenemende digitalisering worden veel personeelsdossiers tegenwoordig digitaal opgeslagen. Maar ook dit kan een werkgever niet zonder aandacht doen. Een werkgever heeft de verantwoordelijkheid dat hij de authenticiteit, integriteit en controleerbaarheid van de personeelsdossiers kan waarborgen. Al met al genoeg aandachtspunten voor een werkgever bij het personeelsdossier van de werknemer. Voor een werkgever is het aan te bevelen om vooraf goed geïnformeerd te zijn en waar nodig juridisch advies in te winnen.

Neem daarom vrijblijvend contact met ons op om te kijken of uw personeelsdossiers voldoen aan de wettelijke normen. Wij kijken graag met u mee!

Vraag & antwoord

Veelgestelde vragen

Ja, dit is opgenomen in artikel 915 van de Wet franchise. Daaruit volgt dat de franchisenemer “binnen de grenzen van redelijkheid” de “nodige maatregelen” dient te treffen om te voorkomen dat hij onder invloed van onjuiste veronderstellingen overgaat tot het sluiten van de franchiseovereenkomst.

Nee, de Wet franchise kent die verplichting niet. Wel dient er een omvangrijk PID verstrekt te worden.

De Wet franchise is niet duidelijk op dit punt. Er wordt in de Wet franchise bij deze zogenaamde “multiple franchising” wel een uitzondering voor de stand-still periode gemaakt, maar niet voor het verstrekken van de PID zelf.


Lees meer

In de Wet franchise wordt dit niet specifiek benoemd. Je zou kunnen aannemen dat de fase voor verlenging niet als een voorfase kan worden beschouwd en de precontractuele informatieverplichting (waaronder het verstrekken van de PID) niet van toepassing is. De franchisenemer die al vijf jaar de betreffende locatie heeft geëxploiteerd kent de franchiseorganisatie en de kosten en opbrengsten van de exploitatie van zijn/haar vestiging.


Lees meer

Volgens de Wet Franchise moet de franchisegever alle informatie verstrekken waarvan de franchisegever moet begrijpen dat die van belang is voor de kandidaat. Aan de andere kant is het ook zo dat er ook een onderzoekplicht is van de kandidaat. Als de aspirant-franchisenemer zelf geen onderzoek doet is dat voor diens risico.


Lees meer

Nee, de wet is heel strikt in deze 4 weken en de rechtspraak gaat hier vooralsnog in mee. Dit kwam naar voren in het kort geding van de rechtbank Midden-Nederland d.d. 30 juni 2021. De rechter overwoog (onder meer) dat in artikel 7:913 en 7:914 BW besloten ligt dat er met het verstrekken van de precontractuele informatie door de franchisegever een aanbod wordt gedaan aan de beoogde franchisenemer om op basis van de bijgevoegde ontwerp franchiseovereenkomst een franchiseovereenkomst te sluiten. Het is vervolgens aan de beoogde franchisenemer om zich te beraden of hij dit wil of dat hij nog verder wil onderhandelen met de franchisegever. De franchisegever kan in deze termijn alleen maar afwachten. Het is de franchisenemer die aan zet is.

De stand-still periode duurt 4 weken. Dit is een verplichte bedenktijd voor het sluiten van de franchiseovereenkomst. Tijdens deze periode mogen er geen wijzigingen worden doorgevoerd ten nadele van de aspirant franchisenemer. Bedoeling van deze periode is dat de kandidaat alle gelegenheid heeft om alle informatie goed te bestuderen en ook om nader onderzoek te doen. Dit moet er voor zorgen dat een kandidaat goed nadenkt en in alle rust een weloverwogen beslissing kan nemen.

Dit document wordt aan het begin van de stand-still periode door de franchisegever overhandigd aan de kandidaat franchisenemer. De PID is een erg uitgebreid document. De PID bevat namelijk alle informatie bevat die tussen franchisegever en kandidaat is uitgewisseld. De franchisegever moet hier heel zorgvuldig mee omgaan. Het ontbreken van informatie kan aanleiding zijn tot claims van de franchisenemer. De PID moet alle informatie bevatten waarvan de franchisegever moet begrijpen dat die van belang kan zijn voor de aspirant franchisenemer.

Nee. Indien uw zaak op toevoegingsbasis behandeld kan worden, kunt u het beste contact opnemen met het Juridisch Loket. Zij helpen u bij het vinden van een advocaat die op deze basis werkt.

De gemiddelde werving en selectie fee in Nederland ligt tussen de 20% en 30% van het bruto jaarsalaris (inclusief vakantiegeld en overige emolumenten). De exacte hoogte is afhankelijk van de complexiteit van de zoekopdracht, de branche en de schaarste op de arbeidsmarkt.


Lees meer

Bent u op korte termijn op zoek naar juridische professionals voor een Interim opdracht of juist op basis van werving & selectie? Bij Snijders Interim bent u aan het juiste adres. Bij Snijders Interim Community zijn de beste juridische professionals uit de markt aangesloten. Of u nu op zoek bent naar een jurist, advocaat, Legal Counsel of bedrijfsjurist op junior, medior of senior level, wij staan u graag bij in uw zoektocht. Laat het ons weten en we komen graag bij u op bezoek om onze dienstverlening verder toe te lichten

Wie stelt moet bewijzen, dat is de hoofdregel van ons burgerlijk procesrecht. Maar wat nu als u een geschil heeft met een andere partij maar u uw stellingen niet (voldoende) kunt onderbouwen? U kunt dan een verzoek indienen tot het houden van een voorlopig getuigenverhoor met als doel het vergaren van extra informatie en bewijs.


Lees meer

Veel werkgevers stellen internet en e-mail aan werknemers ter beschikking. Werknemers gebruiken dat namelijk bij het verrichten van hun werkzaamheden. Soms gebruiken werknemers echter dat internet en die e-mail (tijdens werktijd) voor tal van andere activiteiten, variërend van het lezen van privé e-mail tot het bekijken van pornofilmpjes.


Lees meer

Regelmatig worden wij met de vraag geconfronteerd of een uitlener de door hem aan een ander ter beschikking gestelde werknemers, zoals uitzendkrachten of een gedetacheerde werknemers, kan verbieden om bij de inlener in dienst te treden of dat op een andere manier kan belemmeren. Wij geven antwoord.


Lees meer

Regelmatig stellen werkgevers vragen over de, sinds 1 januari 2015 geldende, aanzegverplichting. De meest gestelde vragen en de antwoorden daarop volgen hieronder.


Lees meer

Als u een geldvordering heeft op een wanbetaler, kunt u beslag laten leggen op een bankrekening. Dat kan door een advocaat te vragen om dit te doen. Alleen advocaten (en dus niet deurwaarders) mogen aan de rechtbank toestemming vragen om conservatoir beslag te leggen.


Lees meer
Lees alle FAQ's
Wij scoren gemiddeld een 8,9 op basis van 54 referenties
Wij scoren gemiddeld een 8,9 op basis van 54 referenties