Terug naar kantoor: mag een werkgever thuiswerkbeleid zomaar intrekken?
Na de coronapandemie is hybride werken in veel ondernemingen het nieuwe normaal gebleven, tot grote tevredenheid bij werknemers zo blijkt uit een recent CNV-onderzoek. Werknemers ervaren uiteenlopende voordelen zoals minder reistijd, meer rust en (daarmee) een betere balans tussen werk en privé. Toch zien we steeds meer werkgevers met de wens om de thuiswerkregelingen te beperken of zelfs geheel in te trekken. Twee recentelijk in het nieuws verschenen voorbeelden zijn Asus en Caterpillar, waar het hybride werken is ingetrokken vanwege internationaal opgelegd beleid. Beide ondernemingen stuitten echter op verzet van het personeel. Dit roept de vraag op of een thuiswerkregeling zomaar eenzijdig gewijzigd kan worden.
Eenzijdig wijzigen thuiswerkregeling
Een regeling waarin het recht op hybride werken is opgenomen, raakt in veel gevallen de arbeidsvoorwaarden van werknemers. Het eenzijdig wijzigen van een dergelijke regeling door een werkgever – dus zonder instemming van werknemers – is niet zonder meer toegestaan. Dit bespraken wij eerder in ons blog over het “eenzijdig wijzigingsbeding”. In dit artikel is te lezen dat ook wanneer een ‘eenzijdig wijzigingsbeding’ is opgenomen alsnog de nodige hobbels genomen moeten worden. Eén van deze hobbels kan zijn dat de OR – en soms zelfs ook vakbonden – betrokken moeten worden bij de voorgenomen wijziging. In dit artikel staan wij aan de hand van de Asus- en Caterpillar-zaak stil bij de verplichting om een OR te betrekken bij de eenzijdige wijziging een thuiswerkregeling.
Instemmingsrecht ondernemingsraad
Op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de OR (of een personeelsvertegenwoordiging) een instemmingsrecht bij wijzigingen van regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden en werktijden. Stemt een OR niet in met de wijziging, kan het besluit dus niet eenzijdig worden doorgevoerd. Wel kan een werkgever in dat geval om een vervangende instemming van een rechter vragen. Dit was bijvoorbeeld aan de orde in de Asus-zaak.
Asus wilde het aantal kantoordagen verhogen en vroeg de OR om (voorwaardelijke) instemming. Toen de OR dit weigerde, stapte Asus naar de rechter. Asus stelde allereerst dat er geen instemmingsrecht zou zijn voor de OR, en vroeg – voor het geval dit toch anders zou zijn – om een vervangende instemming.
De rechter wees beide verzoeken af. Allereerst werd vastgesteld dat thuiswerkbeleid onder het instemmingsrecht van de OR valt omdat het een regeling betreft op het gebied van de arbeidsomstandigheden. Dit is zowel het geval wanneer het te wijzigen beleid tot stand is gekomen met behulp van de OR maar ook als dit niet het geval is geweest.
Voor het verzoek om een vervangende instemming, heeft de rechter toegelicht dat deze instemming enkel wordt gegeven wanneer (i) de weigering van de instemming door de OR onredelijk is, of (ii) als het voorgenomen besluit van de onderneming gevergd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen.
Ten aanzien van de redelijkheidstoets, geldt dat alle argumenten voor het voorgenomen besluit en de argumenten van de OR om de instemming hiertoe te weigeren tegen elkaar afgewogen moeten worden. Daarnaast geldt dat een rechter zich bij deze redelijkheidstoets terughoudend opstelt.
In dit geval was het belang van Asus voor de wijziging voornamelijk gebaseerd op het feit dat de wijziging door het (internationaal) hoofdkantoor was opgedragen, hetgeen werd aangevuld met redenen dat de productiviteit, creativiteit, loyaliteit en collegialiteit van personeel was afgenomen. De OR had op haar beurt uiteenlopende nadelen van het afschaffen van hybride werken voor het personeel aangebracht, zowel financieel als in de werk-privé balans. Ook had de OR gewezen op de onduidelijkheid over het aantal werkplekken op kantoor, het feit dat personeel juist bij Asus werkt vanwege de hybride werkregeling, et cetera. De rechter kwam daarmee tot de conclusie dat – in dit geval – het feit dat de OR geen instemming had verleend, niet onredelijk was.
Ook de toets van de ‘zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen’ om tot vervangende instemming te komen, werd afgewezen. Het zwaarwegende belang had Asus voornamelijk onderbouwd met een verwijzing naar het door het hoofdkantoor opgelegde beleid. Dit werd door de rechter op zichzelf onvoldoende bevonden omdat niet duidelijk was gemaakt wat de nadelige consequenties zouden zijn wanneer dit beleid niet was gevolgd.
Asus ving dus ook bij de rechter bot met als gevolg dat het beleid niet eenzijdig gewijzigd kon worden. Hetzelfde was het geval bij Caterpillar. Daar gold vanaf 2017 een flexibele thuiswerkregeling, vastgelegd in een thuiswerkovereenkomst. Vanaf 2022 volgde vanuit het (internationale) hoofdkantoor al de aanmoediging om weer op kantoor te komen werken. In oktober 2023 werden alle werknemers vanuit het hoofdkantoor verplicht om ten minste drie dagen per week op kantoor te werken per 1 januari 2024, wat niet volledig werd nageleefd. In april 2025 volgde het bericht vanuit het hoofdkantoor dat werknemers alle dagen op kantoor werden verwacht. De Europese OR heeft hier in mei 2025 al bezwaar tegen gemaakt. Het besluit van het hoofdkantoor bleef echter gehandhaafd, maar wel met de opmerking dat lokale vereisten in het kader van werknemersvertegenwoordiging zou worden nageleefd bij de overgang.
Enkele dagen na dit besluit werd door “Caterpillar Nederland” gecommuniceerd dat in lijn met het hoofdkantoor de thuiswerkovereenkomsten werden ingetrokken en men weer terug naar kantoor zou moeten. Slechts enkele dagen hieraan voorafgaand is dit besluit aan de (Nederlandse) OR medegedeeld, zonder instemmingsverzoek. Dit leidde ertoe dat de OR het besluit nietig heeft verklaard en verzocht het besluit op te schorten tot het moment dat er instemming werd verleend. Enkele dagen later werd dit verzoek, een verbod op uitvoering van het beleid tot een instemming van de OR is verkregen, door de OR aan de rechter voorgelegd. Caterpillar verweerde zich tegen het verzoek met de stelling (i) dat de OR te laat was met haar bezwaar; en (ii) dat er geen instemming nodig zou zijn van de OR.
De OR zou volgens Caterpillar te laat zijn geweest omdat zij op basis van de WOR binnen één maand na mededeling van een besluit bezwaar moet maken. Caterpillar stelt vervolgens dat vanuit het hoofdkantoor in april 2025 al de mededeling is gedaan van het besluit om weer volledig thuis te gaan werken. Daarmee zou het bezwaar van de OR in juni 2025 te laat zijn.
De kantonrechter oordeelde echter dat de mededeling vanuit het hoofdkantoor – in dit geval – niet een besluit of de mededeling was waarop de OR binnen één maand moest reageren, maar dat dit de mededeling betrof van Caterpillar Nederland. Caterpillar had immers niet aangetoond dat beslissingen vanuit hoofdkantoor direct werden doorgevoerd in Nederland. De reactie vanuit de OR was dus tijdig.
Ook het verweer van Caterpillar dat het besluit überhaupt geen instemming behoefde, slaagde niet. Wederom werd bevestigd dat een besluit tot wijziging van een thuiswerkregeling een wijziging van arbeidsomstandigheden in het kader van de WOR betreft. Dit kan echter anders zijn wanneer het doel en de strekking van het besluit anders is en dit besluit enkel het gevolg heeft dat arbeidsomstandigheden wijzigen. Caterpillar stelde dat hiervan sprake is en zij niet het doel had om de thuiswerkregeling te wijzigen. Caterpillar zou enkel doelen willen bereiken op het gebied van samenwerking, innovatie en begeleiding van nieuwe werknemers. Deze toelichting hield volgens de rechter echter geen stand. Het doel en de strekking was afschaffen van het bestaande thuiswerkbeleid en dat valt ‘simpelweg’ onder arbeidsomstandigheden.
Met andere woorden had ook hier de OR instemmingsrecht en mocht het besluit tot intrekking van de thuiswerkregeling niet worden uitgevoerd tot er instemming was van de OR. Wel zie je dus dat
Conclusie
Relevant is om te benadrukken dat het gaat om de toetsing van alle omstandigheden van het geval. Bevestigd wordt met de Asus- en Caterpillar-zaak echter dat de OR bij het wijzigen van een thuiswerkregeling in veel gevallen betrokken moet worden en dat de ‘zwaarwegende belangen’-toets voor een vervangende instemming niet lichtvoetig is.
Wijzigen van thuiswerkbeleid is weliswaar niet onmogelijk, maar vereist een gedegen voorbereiding en afweging. Onderbouw je belang voor de wijziging goed, controleer of de ondernemingsraad en eventueel vakbonden geïnformeerd moeten worden en schakel juridisch advies in om de strategie zorgvuldig vorm te geven. De advocaten en juristen van Snijders Arbeidsrecht denken graag met je mee.
* Let op: dit artikel ziet op de situatie dat er sprake is van een schriftelijke regeling die (collectief) gewijzigd wordt door een werkgever. Is er geen sprake van een schriftelijke regeling of betreft het een wijzigingsverzoek van een individuele werknemer, dan gelden er andere uitgangspunten. Ook in die gevallen geldt dat het raadzaam is je door een advocaat of jurist te laten adviseren en denken wij graag met je mee.*
