073 720 02 00

Wat zijn de regels omtrent e-mail- en internetgebruik op de werkvloer?

Dit artikel omvat een korte uiteenzetting waar je als werkgever op moet letten bij het opstellen van de regels omtrent e-mail- en internetgebruik. Verder wordt ook ingegaan op de controlemogelijkheid van de werkgever.

Privégebruik toegestaan

Alhoewel de werkgever internet en e-mail aan de werknemers ter beschikking stelt ten behoeve van het verrichten van hun werkzaamheden, mogen werknemer deze – binnen redelijke grenzen- ook onder werktijd voor zichzelf gebruiken. Privé gebruik van internet en e-mail (onder werktijd) kan werknemers in beginsel niet volledig worden verboden.

Regels stellen

Werkgevers mogen echter wel regels stellen aan het onder werktijd gebruiken van internet en e-mail. Het is ook raadzaam om dat te doen, bijvoorbeeld in het personeelshandboek of een afzonderlijk protocol. Zorg ervoor dat deze regels ook bij de werknemers bekend zijn.

Vaak stellen werkgevers de regel dat internetpagina’s met ongepaste of illegale inhoud niet mogen worden bezocht en e-mails met een dergelijke inhoud niet mogen worden verstuurd. Onder “ongepaste of illegale inhoud” wordt door werkgever meestal verstaan “pornografisch” en “discriminerend”. Ook gedacht kan worden aan “op intellectuele eigendomsrechten inbreukmakend”.

Daarnaast doen werkgevers er goed aan werknemers erop te attenderen dat het internet een open infrastructuur is die voor iedereen toegankelijk is, waardoor extra voorzichtigheid is geboden als internet en e-mail worden gebruikt in combinatie met vertrouwelijke gegevens.

Controle

Werkgevers mogen controleren of de regels die door hem zijn gesteld worden nageleefd. De werkgever moet echter wel belang hebben bij die controle en die controle mag niet in strijd zijn met de privacyrechten van de werknemer, zoals opgenomen in de Wet bescherming persoonsgegevens. Indien door werkgevers in strijd met die privacyrechten wordt gehandeld, kan dat grote boetes voor de werkgever tot gevolg hebben.

Wanneer mag de werkgever controleren?

Werkgevers mogen niet te allen tijde al het gebruik van internet en e-mail door werknemers controleren en de controlegegevens opslaan. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen een algemene en een specifieke controle.

  • Algemene controle: Het is werkgevers toegestaan om het gebruik van internet en e-mail door werknemers op anonieme basis bij te houden en te controleren.
  • Specifieke controle: Pas als er een duidelijke aanwijzing is dat een werknemer zich niet aan het protocol houdt, mogen werkgevers gericht controleren en de controlegegevens opslaan. Werkgevers mogen daarin niet verder gaan dan nodig is om de overtreding van de regels door de werknemer vast te stellen. Wat werkgevers dan mogen, is afhankelijk van de specifieke situatie en moet dus telkens opnieuw worden vastgesteld.

Sancties

Als een werknemer zich niet aan de gestelde regels houdt, dan kunnen maatregelen worden getroffen. Het is raadzaam de mogelijke maatregelen bij de regels voor het gebruik van internet en e-mail aan de werknemers bekend te maken.

Maatregelen kunnen zijn: mondelinge waarschuwing, schriftelijke waarschuwing, berisping (schriftelijk), schorsing, beëindiging van de arbeidsovereenkomst, ontslag wegens dringende redenen (“ontslag op staande voet”), betaling van een schadevergoeding en/of een boete (indien dat is overeengekomen met Werknemer).
Voor welke maatregel in geval van overtreding van de regels kan worden gekozen, is afhankelijk van de specifieke situatie en zal dus telkens opnieuw moeten worden vastgesteld.

Conclusie

Werkgevers doen er dus goed aan regels te stellen aan het gebruik van internet en e-mail. Het is raadzaam daarin in ieder geval het volgende op te nemen:

  • Regels met betrekking tot het gebruik van internet en e-mail;
  • Risico’s bij het gebruik van internet en e-mail;
  • Regels voor de controle;
  • Het belang van werkgever bij de regels en de controle;
  • Mogelijke sancties in geval van overtreding van de regels.

Als de werkgever deze regels heeft gesteld en deze regels aan de werknemers bekend heeft gemaakt, mag de werkgever het gebruik van internet en e-mail door werknemers ook controleren als zij daarbij belang heeft. Werkgever moet echter de privacy van de werknemer in acht nemen.

Zelf regels opstellen?

De advocaten van Snijders Advocaten helpen u graag! Neem vrijblijvend contact met ons op.

Vraag & antwoord

Veelgestelde vragen

Wie stelt moet bewijzen, dat is de hoofdregel van ons burgerlijk procesrecht. Maar wat nu als u een geschil heeft met een andere partij maar u uw stellingen niet (voldoende) kunt onderbouwen? U kunt dan een verzoek indienen tot het houden van een voorlopig getuigenverhoor met als doel het vergaren van extra informatie en bewijs.


Lees meer

Veel werkgevers stellen internet en e-mail aan werknemers ter beschikking. Werknemers gebruiken dat namelijk bij het verrichten van hun werkzaamheden. Soms gebruiken werknemers echter dat internet en die e-mail (tijdens werktijd) voor tal van andere activiteiten, variërend van het lezen van privé e-mail tot het bekijken van pornofilmpjes.


Lees meer

Regelmatig worden wij met de vraag geconfronteerd of een uitlener de door hem aan een ander ter beschikking gestelde werknemers, zoals uitzendkrachten of een gedetacheerde werknemers, kan verbieden om bij de inlener in dienst te treden of dat op een andere manier kan belemmeren. Wij geven antwoord.


Lees meer

Regelmatig stellen werkgevers vragen over de, sinds 1 januari 2015 geldende, aanzegverplichting. De meest gestelde vragen en de antwoorden daarop volgen hieronder.


Lees meer

Als u een geldvordering heeft op een wanbetaler, kunt u beslag laten leggen op een bankrekening. Dat kan door een advocaat te vragen om dit te doen. Alleen advocaten (en dus niet deurwaarders) mogen aan de rechtbank toestemming vragen om conservatoir beslag te leggen.


Lees meer
Lees alle FAQ's
Wij scoren gemiddeld een 8,5 op basis van 24 referenties
Wij scoren gemiddeld een 8,5 op basis van 24 referenties