073 720 02 00
HR

AVG: controleren van het e-mailaccount van werknemers

Bijgewerkt op HR

Veel werknemers maken gebruik van een zakelijk e-mailaccount. Het controleren van het gebruik van dat e-mailaccount is niet zonder meer toegestaan. Daarbij moet namelijk rekening worden gehouden met de privacy van de werknemers. Wat dat precies betekent, mede met het oog op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG), wordt hieronder uitgelegd.

Privégebruik toegestaan

Alhoewel de werkgever internet en e-mail aan de werknemers ter beschikking stelt ten behoeve van het verrichten van hun werkzaamheden, mogen werknemers deze – binnen redelijke grenzen – ook onder werktijd voor zichzelf gebruiken. Privé gebruik van internet en e-mail (onder werktijd) kan werknemers in beginsel niet volledig worden verboden.
Werkgevers mogen echter wel regels stellen aan het onder werktijd gebruiken van internet en e-mail. Het is ook raadzaam om dat te doen, bijvoorbeeld in het personeelshandboek of een afzonderlijk protocol. Zorg ervoor dat deze regels ook bij de werknemers bekend zijn.

Vaak stellen werkgevers de regel dat internetpagina’s met ongepaste of illegale inhoud niet mogen worden bezocht en e-mails met een dergelijke inhoud niet mogen worden verstuurd. Onder “ongepaste of illegale inhoud” wordt door werkgever meestal verstaan “pornografisch” en “discriminerend”.

Controle

Een werkgever mag steekproefsgewijs controleren of er verboden gebruik van e-mail of internet plaatsvindt. Een werkgever dient haar werknemers wel vooraf te laten weten dat controle mogelijk is en op welke manier dat gebeurt. Het is verstandig om ook dit op te nemen in of een personeelshandboek of afzonderlijk in een protocol.
De werkgever moet bij de controle wel een gerechtvaardigd belang hebben en de controle mag niet in strijd zijn met de privacy rechten van de werknemer. Indien door de werkgever in strijd met die privacy rechten wordt gehandeld, kan dat grote boetes voor de werkgever tot gevolg hebben.

Overigens is het ook niet voldoende als een werknemer toestemming geeft voor het bekijken van de e-mail vanwege de gezagsverhouding tussen de werkgever en de werknemer.
Naast het hebben van een gerechtvaardigd belang, moet de werkgever vooraf bepalen wat het doel is van de controle en aangeven waarom de controle noodzakelijk is.
Van het doel van de controle hangt af hoe omvangrijk de controle mag zijn en op welke manier de controle mag gebeuren. Doelen kunnen zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies. Daarbij geldt dat indien dat doel op een manier kan worden bereikt die minder inbreuk maakt op de privacy rechten van de werknemer dan het geval is bij het controleren van de e-mail, dat die manier moet worden gekozen.

Wanneer mag de werkgever controleren?

Werkgevers mogen niet te allen tijde al het gebruik van internet en e-mail door werknemers controleren en de controlegegevens opslaan. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen een algemene en een specifieke controle.

Algemene controle: Het is werkgevers toegestaan om het gebruik van internet en e-mail door werknemers op anonieme basis bij te houden en te controleren.
Specifieke (heimelijke) controle: Pas als er een duidelijke aanwijzing is dat een werknemer zich niet aan de gestelde regels houdt en/of iets strafbaars doet, mogen werkgevers gericht controleren en de controlegegevens opslaan. Werkgevers mogen daarin niet verder gaan dan nodig is om de overtreding van de regels door de werknemer vast te stellen. Wat werkgevers dan mogen, is afhankelijk van de specifieke situatie en moet dus telkens opnieuw worden vastgesteld. De werkgever dient de werknemer achteraf te informeren over de specifieke controle. Dat geldt ook in het geval dat de controle niet heeft uitgewezen of de controle wel/niet terecht was.

Let op: in alle gevallen geldt dat alleen zakelijke e-mails mogen worden ingezien. Privé e-mails blijven privé en mogen dan ook niet worden ingezien.

Mocht u nog vragen hebben over dit onderwerp neem dan gerust contact met ons op.

Vraag & antwoord

Veelgestelde vragen

Ja, dit is opgenomen in artikel 915 van de Wet franchise. Daaruit volgt dat de franchisenemer “binnen de grenzen van redelijkheid” de “nodige maatregelen” dient te treffen om te voorkomen dat hij onder invloed van onjuiste veronderstellingen overgaat tot het sluiten van de franchiseovereenkomst.

Nee, de Wet franchise kent die verplichting niet. Wel dient er een omvangrijk PID verstrekt te worden.

De Wet franchise is niet duidelijk op dit punt. Er wordt in de Wet franchise bij deze zogenaamde “multiple franchising” wel een uitzondering voor de stand-still periode gemaakt, maar niet voor het verstrekken van de PID zelf.


Lees meer

In de Wet franchise wordt dit niet specifiek benoemd. Je zou kunnen aannemen dat de fase voor verlenging niet als een voorfase kan worden beschouwd en de precontractuele informatieverplichting (waaronder het verstrekken van de PID) niet van toepassing is. De franchisenemer die al vijf jaar de betreffende locatie heeft geëxploiteerd kent de franchiseorganisatie en de kosten en opbrengsten van de exploitatie van zijn/haar vestiging.


Lees meer

Volgens de Wet Franchise moet de franchisegever alle informatie verstrekken waarvan de franchisegever moet begrijpen dat die van belang is voor de kandidaat. Aan de andere kant is het ook zo dat er ook een onderzoekplicht is van de kandidaat. Als de aspirant-franchisenemer zelf geen onderzoek doet is dat voor diens risico.


Lees meer

Nee, de wet is heel strikt in deze 4 weken en de rechtspraak gaat hier vooralsnog in mee. Dit kwam naar voren in het kort geding van de rechtbank Midden-Nederland d.d. 30 juni 2021. De rechter overwoog (onder meer) dat in artikel 7:913 en 7:914 BW besloten ligt dat er met het verstrekken van de precontractuele informatie door de franchisegever een aanbod wordt gedaan aan de beoogde franchisenemer om op basis van de bijgevoegde ontwerp franchiseovereenkomst een franchiseovereenkomst te sluiten. Het is vervolgens aan de beoogde franchisenemer om zich te beraden of hij dit wil of dat hij nog verder wil onderhandelen met de franchisegever. De franchisegever kan in deze termijn alleen maar afwachten. Het is de franchisenemer die aan zet is.

De stand-still periode duurt 4 weken. Dit is een verplichte bedenktijd voor het sluiten van de franchiseovereenkomst. Tijdens deze periode mogen er geen wijzigingen worden doorgevoerd ten nadele van de aspirant franchisenemer. Bedoeling van deze periode is dat de kandidaat alle gelegenheid heeft om alle informatie goed te bestuderen en ook om nader onderzoek te doen. Dit moet er voor zorgen dat een kandidaat goed nadenkt en in alle rust een weloverwogen beslissing kan nemen.

Dit document wordt aan het begin van de stand-still periode door de franchisegever overhandigd aan de kandidaat franchisenemer. De PID is een erg uitgebreid document. De PID bevat namelijk alle informatie bevat die tussen franchisegever en kandidaat is uitgewisseld. De franchisegever moet hier heel zorgvuldig mee omgaan. Het ontbreken van informatie kan aanleiding zijn tot claims van de franchisenemer. De PID moet alle informatie bevatten waarvan de franchisegever moet begrijpen dat die van belang kan zijn voor de aspirant franchisenemer.

Nee. Indien uw zaak op toevoegingsbasis behandeld kan worden, kunt u het beste contact opnemen met het Juridisch Loket. Zij helpen u bij het vinden van een advocaat die op deze basis werkt.

De gemiddelde werving en selectie fee in Nederland ligt tussen de 20% en 30% van het bruto jaarsalaris (inclusief vakantiegeld en overige emolumenten). De exacte hoogte is afhankelijk van de complexiteit van de zoekopdracht, de branche en de schaarste op de arbeidsmarkt.


Lees meer

Bent u op korte termijn op zoek naar juridische professionals voor een Interim opdracht of juist op basis van werving & selectie? Bij Snijders Interim bent u aan het juiste adres. Bij Snijders Interim Community zijn de beste juridische professionals uit de markt aangesloten. Of u nu op zoek bent naar een jurist, advocaat, Legal Counsel of bedrijfsjurist op junior, medior of senior level, wij staan u graag bij in uw zoektocht. Laat het ons weten en we komen graag bij u op bezoek om onze dienstverlening verder toe te lichten

Wie stelt moet bewijzen, dat is de hoofdregel van ons burgerlijk procesrecht. Maar wat nu als u een geschil heeft met een andere partij maar u uw stellingen niet (voldoende) kunt onderbouwen? U kunt dan een verzoek indienen tot het houden van een voorlopig getuigenverhoor met als doel het vergaren van extra informatie en bewijs.


Lees meer

Veel werkgevers stellen internet en e-mail aan werknemers ter beschikking. Werknemers gebruiken dat namelijk bij het verrichten van hun werkzaamheden. Soms gebruiken werknemers echter dat internet en die e-mail (tijdens werktijd) voor tal van andere activiteiten, variërend van het lezen van privé e-mail tot het bekijken van pornofilmpjes.


Lees meer

Regelmatig worden wij met de vraag geconfronteerd of een uitlener de door hem aan een ander ter beschikking gestelde werknemers, zoals uitzendkrachten of een gedetacheerde werknemers, kan verbieden om bij de inlener in dienst te treden of dat op een andere manier kan belemmeren. Wij geven antwoord.


Lees meer

Regelmatig stellen werkgevers vragen over de, sinds 1 januari 2015 geldende, aanzegverplichting. De meest gestelde vragen en de antwoorden daarop volgen hieronder.


Lees meer

Als u een geldvordering heeft op een wanbetaler, kunt u beslag laten leggen op een bankrekening. Dat kan door een advocaat te vragen om dit te doen. Alleen advocaten (en dus niet deurwaarders) mogen aan de rechtbank toestemming vragen om conservatoir beslag te leggen.


Lees meer
Lees alle FAQ's
Wij scoren gemiddeld een 8,9 op basis van 54 referenties
Wij scoren gemiddeld een 8,9 op basis van 54 referenties