073 720 02 00

Een incassotraject vs. het behoud van de klantrelatie

Door Gepubliceerd op 11 maart 2022 Geen categorie, Vordering

Het komt regelmatig voor dat schuldeisers er tegenop zien om hun vordering uit handen te geven ter incasso. Logischerwijs willen schuldeisers hun facturen voldaan zien indien zij producten of diensten hebben geleverd. Maar het behouden van een goede klantrelatie weerhoudt menig schuldeiser dikwijls om de vordering daadwerkelijk uit handen te geven. Echter, het uit handen geven van een vordering staat niet garant aan het verslechteren van uw klantrelatie.

Een aantal omstandigheden met betrekking tot het incassotraject draagt bij aan het behouden van een goede klantrelatie. Aspecten zoals de inleiding van het incassotraject, duidelijke communicatie en afspraken tussen partijen zijn cruciaal voor het behouden van een goede relatie tussen u en uw klant/debiteur. In dit artikel zal ik kort en bondig uiteenzetten op welke wijze u openstaande vorderingen kunt incasseren zonder uw klantrelatie hierbij te schaden.

1. Duidelijke communicatie

Heldere communicatie is van cruciaal belang voor iedere zakelijke relatie, met name een incassotraject. U dient uw klant/debiteur vanaf het begin volledig en eerlijk te informeren met betrekking tot de voorwaarden die verbonden zijn aan het uit handen geven van de vordering en het starten van het incassotraject. Enkel op deze wijze creëer je een goede verstandhouding gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect. Het is belangrijk dat u middels heldere communicatie bewerkstelligt dat de betalingscondities volstrekt helder zijn bij uw klant. Het aanwijzen van een directe contactpersoon werkt vaak bevorderend voor een heldere communicatie.

2. Verstuur aanmaningen

Indien uw klant de facturen niet voldoet binnen de overeengekomen betalingstermijn is het belangrijk om hier adequaat op te reageren. Hiertoe kan u zelf op regelmatige momenten, bijvoorbeeld wekelijks, een overzicht sturen met alle op dat moment openstaande facturen. Een consequente werkwijze is altijd effectief. Een eerste aanmaning verstuurt u dan ook de dag volgend op de vervaldatum van de facturen. De eerste aanmaning of betalingsherinnering is vaak niet dwingend van toon maar meer een vriendelijke ‘heads up’ aan uw klant om de openstaande facturen te voldoen. Indien u op een eerste aanmaning of betalingsherinnering geen reactie ontvangt dan wel betaling van de facturen uitblijft dient u uw handelswijze te wijzigen. De tweede aanmaning is dwingend van toon en hierin is een duidelijke (nieuwe) betalingstermijn opgenomen. Het is van belang om in de tweede aanmaning gevolgen te verbinden aan het uitblijven van betaling door uw klant. Door op voorhand duidelijk en ondubbelzinnig kenbaar te maken aan uw klant wat de gevolgen zijn van het uitblijven van betaling kan hier later geen discussie meer over ontstaan. Dit is goed voor het behoud van de klantrelatie.

3. Telefonisch contact

Ingeval betaling van de openstaande facturen ondanks diverse aanmaningen uitblijft is het raadzaam om telefonisch contact op te nemen met uw klant. Door middel van telefonisch onderhoud wordt er op een directe wijze gecommuniceerd met uw klant, wat bevorderlijk werkt voor de spoedige betaling van de openstaande facturen. Daarenboven is het mogelijk om via een telefonisch contact te achterhalen welke redenen ten grondslag liggen aan het uitblijven van betaling. Het schriftelijk vastleggen van een telefonisch onderhoud is hierbij aan te raden. Op deze manier voorkom je discussie omtrent wat er besproken is.

4. Uit handen geven vordering

Indien uw klant de openstaande facturen ondanks de verstuurde aanmaningen en het telefonisch contact weigert te voldoen is het tijd om woord bij daad te voegen. Immers, u heeft op voorhand duidelijk en ondubbelzinnig gevolgen verbonden aan het uitblijven van betaling. U heeft dan de mogelijkheid om uw vordering uit handen te geven aan Snijders Incasso. Wij zullen u vervolgens totaal ontlasten met betrekking tot het verhalen van de openstaande facturen. De klant zal door ons worden aangemaand, per aangetekende brief, per e-mail en telefonisch. Ingeval de betaling na het doorlopen van het incassotraject uitblijft kunnen we samen kijken naar eventuele juridische vervolgstappen zoals het starten van een civiele procedure of het aanvragen van het faillissement van uw klant.

Neem contact met ons op

Hebt u hulp nodig bij het verhalen van openstaande facturen? Of hebt u te maken met een klant die na veelvuldig te zijn herinnerd en aangemaand uw factuur niet betaald? Schroom dan niet en neem vrijblijvend contact op met een van onze incasso advocaten. Wij denken graag met u mee.

Vraag & antwoord

Veelgestelde vragen

Nee. Indien uw zaak op toevoegingsbasis behandeld kan worden, kunt u het beste contact opnemen met het Juridisch Loket. Zij helpen u bij het vinden van een advocaat die op deze basis werkt.

De gemiddelde werving en selectie fee in Nederland ligt tussen de 20% en 30% van het bruto jaarsalaris (inclusief vakantiegeld en overige emolumenten). De exacte hoogte is afhankelijk van de complexiteit van de zoekopdracht, de branche en de schaarste op de arbeidsmarkt.


Lees meer

Dit ligt natuurlijk helemaal aan de behoefte die u binnen uw organisatie heeft. Bent u op zoek naar een tijdelijke vervanging van een vaste medewerker? Heeft uw organisatie op dit moment te maken met een fusie/overname of een andere vorm van transitie? Gaat u een nieuw product of dienst in de markt zetten? Oftewel heeft uw organisatie op dit moment behoefte om op korte termijn en voor een bepaalde periode op zoek naar gespecialiseerde juridische kennis dan is detachering voor u de beste oplossing.

Bent u op zoek naar een vaste oplossing ter uitbreiding van uw juridische afdeling? Is uw organisatie op het punt belandt dat een eigen juridische afdeling wenselijk is? Dan is voor u werving & selectie van een vaste medewerking de beste oplossing.

Christel Gevers, senior managing consultant, komt graag bij u langs om met u uw organisatie en uw juridische behoefte te bespreken zodat we voor u de juiste oplossing en aanpak kunnen bespreken.

Bent u op korte termijn op zoek naar juridische professionals voor een Interim opdracht of juist op basis van werving & selectie? Bij Snijders Interim bent u aan het juiste adres. Bij Snijders Interim Community zijn de beste juridische professionals uit de markt aangesloten. Of u nu op zoek bent naar een jurist, advocaat, Legal Counsel of bedrijfsjurist op junior, medior of senior level, wij staan u graag bij in uw zoektocht. Laat het ons weten en we komen graag bij u op bezoek om onze dienstverlening verder toe te lichten

Wie stelt moet bewijzen, dat is de hoofdregel van ons burgerlijk procesrecht. Maar wat nu als u een geschil heeft met een andere partij maar u uw stellingen niet (voldoende) kunt onderbouwen? U kunt dan een verzoek indienen tot het houden van een voorlopig getuigenverhoor met als doel het vergaren van extra informatie en bewijs.


Lees meer

Veel werkgevers stellen internet en e-mail aan werknemers ter beschikking. Werknemers gebruiken dat namelijk bij het verrichten van hun werkzaamheden. Soms gebruiken werknemers echter dat internet en die e-mail (tijdens werktijd) voor tal van andere activiteiten, variërend van het lezen van privé e-mail tot het bekijken van pornofilmpjes.


Lees meer

Regelmatig worden wij met de vraag geconfronteerd of een uitlener de door hem aan een ander ter beschikking gestelde werknemers, zoals uitzendkrachten of een gedetacheerde werknemers, kan verbieden om bij de inlener in dienst te treden of dat op een andere manier kan belemmeren. Wij geven antwoord.


Lees meer

Regelmatig stellen werkgevers vragen over de, sinds 1 januari 2015 geldende, aanzegverplichting. De meest gestelde vragen en de antwoorden daarop volgen hieronder.


Lees meer

Als u een geldvordering heeft op een wanbetaler, kunt u beslag laten leggen op een bankrekening. Dat kan door een advocaat te vragen om dit te doen. Alleen advocaten (en dus niet deurwaarders) mogen aan de rechtbank toestemming vragen om conservatoir beslag te leggen.


Lees meer
Lees alle FAQ's
Wij scoren gemiddeld een 8,9 op basis van 54 referenties
Wij scoren gemiddeld een 8,9 op basis van 54 referenties