Relatiegeschenken: leuk extraatje, of risico?
Kerst en Nieuwjaar staan weer voor deur. Bij uitstek de periode waarin werknemers presentjes krijgen van relaties. Leuk natuurlijk, maar ook een potentieel risico. Daarom is het belangrijk hierover regels af te spreken.
Risico
Geschenken aannemen kan leiden tot belangenverstrengeling of de schijn daarvan. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker inkoop of een manager die beslist over welke externe partij een bepaalde opdracht wel of niet krijgt gegund. Voor werknemers is het bovendien vaak lastig om in te schatten of ze een geschenk wel of niet kunnen aannemen.
Reglement
In de wet is – behalve voor wat betreft ambtenaren – niets geregeld over het aannemen van presentjes door werknemers. Je kunt hierover wel zelf afspraken maken. Verstandig is dan om in ieder geval de volgende zaken vast te leggen:
- Voor welke functies geldt het reglement? Voor iedereen? Of wilt u wellicht strengere regels hanteren voor medewerkers die veelvuldig contact hebben met relaties van de werkgever?
- Tot welk bedrag of welke waarde staat het werknemers vrij om presentjes aan te nemen? Een bosje bloemen à € 20,- na afronding van een mooi project is bijvoorbeeld niet buitensporig. Een reisje naar het buitenland samen met een relatie die meedingt naar een opdracht waar meer gegadigden voor zijn, is een no-go.
- Als een werknemer een geschenk wordt aangeboden, hoe en bij wie moet hij dat dan melden?
- Wat zijn de consequenties als de werknemer zich niet houdt aan de regels over het melden en ontvangen van relatiegeschenken?
Ontslag als ultiem gevolg
Ontslag en zelfs ontslag op staande voet kunnen het gevolg zijn van overtreding van de regels over het aannemen van geschenken. Dat was bijvoorbeeld het geval in een zaak die in oktober 2020 speelde bij de rechtbank Midden-Nederland.
De zaak draaide om een techbedrijf dat middels leasecontracten IT-apparatuur levert aan bedrijven, overheid en zorgorganisaties. De werknemer in kwestie was verantwoordelijk voor het management en de ontwikkeling van strategic accounts, in het bijzonder bij gemeentes.
In de arbeidsovereenkomst van de werknemer stond dat het de werknemer niet was toegestaan om op wat voor manier dan ook provisie, vergoedingen of geschenken aan te nemen of te bedingen. Wel gold er een uitzondering voor relatiegeschenken tot 25 euro. De personeelsgids schreef daarnaast voor dat werknemers moesten voorkomen in situaties terecht te komen waarin hun eigen belangen konden botsen met die van de werkgever.
Op enig moment blijkt – uit onderzoek van een recherchebureau – dat de werknemer al lange tijd zakelijk samenwerkt met een hechte vriend. De werknemer had een klant van zijn werkgever geadviseerd om deze vriend in te huren als consultant. Op de achtergrond dicteerde de werknemer hoe zijn vriend diens (hoge) facturen naar de betreffende klant in moest richten én wist hij het zo te organiseren dat de werkgever deze facturen betaalde. Duizenden euro’s daarvan werden vervolgens door de vriend doorgestort naar de werknemer. De werkgever omschreef deze betalingen als “kick-backs” en de rechter gaat daarin mee. De werknemer had moeten beseffen dat hij niet tegelijkertijd zijn persoonlijke vriendschaps- en handelsbelangen en de zakelijke belangen van zijn werkgever en haar klant mocht dienen. Het was volgens de rechter “zonneklaar” dat de handelwijze van de werknemer niet door de beugel kon en in strijd was met het verbod in de arbeidsovereenkomst op het aannemen van geschenken. Gevolg: het gegeven ontslag op staande voet hield stand.
Nu is dit een tamelijk extreem voorbeeld; deze werknemer had het wel érg bont gemaakt. Maar ook in minder voor de hand liggende situaties geldt: wie schrijft, die blijft. Oftewel: zorg voor duidelijke schriftelijke afspraken over het aannemen van geschenken, zodat je niet voor vervelende verrassingen komt te staan.
Contact
Heb je vragen of hulp nodig bij het opstellen van een reglement over het aannemen van geschenken? Neem dan contact op met één van onze arbeidsrechtspecialisten.
