Wet incassokosten
Per 1 juli 2012 is de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten in werking getreden. In het normaal spraakgebruik staat deze wet ook wel bekend als de WIK (Wet Incassokosten). Deze wet bepaalt de hoogte van de incassokosten en de regelgeving omtrent het in rekening brengen hiervan. De Wet incassokosten bestaat nu ruim tien jaar. Wat deze wetgeving precies inhoudt en hoe deze van toepassing is op ondernemers of particulieren, wordt dikwijls ervaren als lastige materie. Wij zien in de praktijk dat er veel onduidelijkheden zijn over de toepassing van de WIK, de vereisten van een (juridisch) correcte aanmaning en de hoogte van de incassokosten. In deze blog vertel ik je graag meer over de Wet Incassokosten.
Algemene voorwaarden
Het is van belang dat de specifieke betalingsvoorwaarden welke jij hanteert als bedrijf of particulier volstrekt helder zijn voor eenieder die producten of diensten van jou afneemt. Het is derhalve raadzaam om deze betalingsvoorwaarden expliciet op te nemen in jouw algemene voorwaarden. Op deze wijze minimaliseer je de kans dat er achteraf een geschil ontstaat over de door jou gehanteerde betalingsvoorwaarden. Nu komt het helaas regelmatig voor dat klanten niet binnen de gestelde betalingstermijn de factuur voldoen en zelfs niet na een betalingsherinnering. Uiteindelijk is de maat vol en besluit je om een incassobureau in te schakelen om de vordering te verhalen. Maar welke handelingen dien je in dat geval tenminste genomen te hebben voordat je rechtsgeldig aanspraak kunt maken op de wettelijke incassokosten?
Zakelijke of particuliere relaties
Voor de vraag of – en op welke wijze – je een WIK aanmaning dient te versturen zijn verschillende aspecten van belang. Zo is bijvoorbeeld de hoedanigheid van de debiteur van groot belang. Handelt de debiteur als particulier of juist uit naam van een bedrijf of beroep? Het komt vaak voor dat bedrijven één aanmaningsbrief hanteren voor zowel zakelijke als particuliere relaties. Op beide categorieën zijn echter verschillende wettelijke regels van toepassing. Particulieren hebben op grond van de wet bescherming tijdens het zaken doen met bedrijven en derhalve ook bij de berekening van incassokosten. Feitelijk is de WIK een staffel welke aangeeft hoeveel procent van de vordering aan incassokosten berekend mag worden als de incassoprocedure niets heeft opgeleverd. Voor zakelijke relaties zijn deze wettelijke bepalingen niet altijd van toepassing.
Staffel incassokosten:
De incassokosten waar ik in dit blog over schrijf betreffen de buitengerechtelijke incassokosten. Het gaat om de kosten die zijn gemaakt om de vordering te innen bij de debiteur, exclusief gerechtelijke kosten. Indien je veel zakelijke relaties hebt is het raadzaam om het in rekening brengen van de incassokosten vast te leggen in jouw algemene voorwaarden. Wanneer je incassokosten in rekening gaat brengen moet je kunnen aantonen dat jouw debiteur de algemene voorwaarden heeft ontvangen. Dit kun je doen door in jouw offerte naar jouw voorwaarden te verwijzen, of deze direct meesturen met de offerte. Mocht je in jouw algemene voorwaarden het berekenen van incassokosten niet hebben meegenomen, dan is de WIK van rechtswege van toepassing.
Wanneer incassokosten berekenen?
Het is lastig om te bepalen wat nu het juiste moment is om de incassokosten in rekening te brengen. Bovendien heb je een relatie met jouw klant en het is wenselijk om verder samen te werken zodra je de betaling hebt ontvangen. Het te snel in rekening brengen van incassokosten kan de relatie met jouw klant beschadigen. Het is verstandig om het facturatie- en debiteurenbeheer proces wat je binnen jouw onderneming hebt geïmplementeerd te doorlopen. Wat je bijvoorbeeld kunt doen is eerst twee betalingsherinneringen versturen. Vervolgens telefonisch herinneren en tot slot een definitieve aanmaning versturen. Indien betaling na deze stappen vooralsnog uitblijft is het een logisch moment om de incassokosten in rekening te brengen. Het is raadzaam om dit in de definitieve aanmaning, ook wel ingebrekestelling genoemd, expliciet aan te geven. Het is natuurlijk mogelijk om het in rekening brengen van de incassokosten uit te besteden aan een incassobureau. Zij kunnen ook door middel van minnelijke incasso zorg dragen dat jouw klant betaalt en dat de relatie met jouw klant zoveel mogelijk intact blijft.
Neem contact met ons op
Heb je hulp nodig bij het opstellen van algemene voorwaarden of het instellen van een vordering jegens een debiteur? Of wens je een openstaande vordering op jouw debiteur te verhalen? Schroom dan niet en neem vrijblijvend contact op met een van onze incasso advocaten. Wij denken graag met je mee.
